“Hé, moeten wij niet onderhand een ondernemingsraad hebben?”

Deze nieuwsbrief is gepubliceerd op LinkedIn. Wil je als eerste op de hoogte zijn van de nieuwe nieuwsbrieven? Abonneer je hier.

“Hé, moeten wij niet onderhand een ondernemingsraad hebben?”

Door: Bianca Buurman, People and Culture Manager bij Mprise Agriware

Als je op HR werkt bij een groeiend bedrijf, dan komt deze vraag vanzelf een keer op je bord. De eerste keer dat je deze vraag hoort, verslik je je in koffie, kijk je waar de dichtstbijzijnde nooduitgang is en zoek je als een speer naar een goede afwimpelstrategie. “Nee, met zoveel zijn we nog niet hoor”. “Al eens rondgevraagd maar echt níemand zit erop te wachten”. “Nee joh, nog zoveel dingen op de agenda om het werken hier écht leuker te maken, we kunnen onze tijd maar één keer besteden”.

Want hoewel een ondernemingsraad tegenwoordig op een hele positieve manier impact kan maken, variëren de eerste associaties voor degenen zonder die positieve ervaringen toch vaak van dwarsliggen tot klagen. Opgelucht dat er niet teveel op ingegaan wordt, ga je weer over naar de léuke dingen van het HR-vak. Maar op de achtergrond borrelt er iets. Want hoewel struisvogelpolitiek niet voor niets een woord in de Dikke van Dale is, is het geen bekroonde lange termijn strategie en ontslaat het je niet van je verplichtingen.

De start!
Het moment waarop we bij Mprise besloten de kop uit het zand te halen en medezeggenschap op de agenda te zetten, was na een succesvol medewerker betrokkenheidsonderzoek. Het jaar ervoor hadden we gewerkt aan het opstellen en doorleven van de missie, visie en cultuurwaarden en de uitkomst van het onderzoek liet zien dat dat zijn vruchten had afgeworpen. Deze grote betrokkenheid bij Mprise en sterke beleving van de cultuur zorgde ervoor dat collega’s uitspraken dat ze ook op andere thema’s en niveaus in de organisatie mee wilden denken en zich uit wilden spreken. En als die positieve mindset het uitgangspunt is, dan voelt het begrip medezeggenschap ineens niet meer als een bedreiging maar als een kans!

De beslissing was gevallen; als we inspraak zó kunnen inrichten dat het in lijn is met onze cultuurwaarden en uitgaat van harmonie is in plaats van conflict, dan gaan we ervoor! Dat we dat niet alleen konden doen, was vrij snel duidelijk. Gelukkig troffen we in Sonja Kroeke-van der Wiel Kroeke van VEM | Voor Effectieve Medezeggenschap een enthousiaste partner in crime die, nét als wij, geloofde in de kracht van samenwerken, harmonie en positiviteit.

Na een brainstorm met Sonja bleek al snel dat er veel mogelijk is op gebied van moderne medezeggenschap. Vooral als je als organisatie zelf het voortouw neemt, kan je vanuit eigen regie de vorm positief beïnvloeden. De sleutel tot ónze succesformule zat in de sterke missie, visie en cultuur van Mprise. Maar ook in de intrinsieke wens van onze directeur om samen met collega’s Mprise elke dag een beetje beter te maken. Én in de pragmatisch benadering waarmee zowel Sonja als Mprise dit project aanpakte. Tussen de allereerste mail naar Sonja en de dag van de verkiezingen zaten welgeteld zeven maanden!

De Board of Mpowerment was geboren. Samen met Sonja vonden we de vorm die bij ons past. Zelf vonden we de naam die bij erbij past. Woorden die bij Mprise passen én die alles zeggen over het doel van dit orgaan (en hé, die afkorting BOMP klinkt toch gewoon lekker krachtig?). Tot slot hebben we dit vertaald naar een medezeggenschapsmanifest; een moeilijk woord voor één A4’tje met een Mission of Mpowerment, samenwerkingsafspraken en natuurlijk onze algemene cultuurwaarden die ook in dit verband de sleutel zijn. De belangrijkste zin uit dat manifest: “In de Board of Mpowerment werken we samen met het bestuur aan de vooruitgang van Mprise”.

De verkiezingen: 11 aanmeldingen voor 5 zetels!
Op dit moment konden we ons klaar gaan maken voor de verkiezingen. De begeleiding van Sonja was hierbij zeer waardevol; het proces bewaken en ons aanzetten tot de juiste acties was haar rol. Door stapsgewijs en praktisch te werk te gaan, bleef dit proces goed te overzien. De tijdslijn naar de verkiezingen werd uitgetekend, er werd een verkiezingsapp gebouwd door collega’s (het voordeel als je een software bedrijf bent!) en we konden de communicatie op gaan starten.

De Mission of Mpowerment overbrengen was het allerbelangrijkste, zo stappen mensen om de juiste redenen in de BOMP. Daarom is er veel tijd gestoken in het informeren van de medewerkers die zich verkiesbaar wilden stellen. Zo is er een rolbeschrijving gemaakt waarin niet alleen praktische zaken werden beschreven zoals tijdbesteding en werkzaamheden, maar vooral ook de bijdrage aan het collectief, aan de missie. En welke energie en persoonskenmerken neem je mee om hierin succesvol te zijn? Er is ook een informatiebijeenkomst geweest waarin Sonja samen met People & Culture alle vragen beantwoordde van geïnteresseerde collega’s. En tot slot is er een FAQ gemaakt die antwoord geeft op alle vragen die je maar kan bedenken rondom de BOMP. Daaromheen hebben de leidinggevenden in hun teams het onderwerp op de agenda gezet en collega’s geënthousiasmeerd om het team of de afdeling te vertegenwoordigen.

De energie die er aan de voorkant is ingestoken, leidde tot wel elf kandidaatstellingen voor vijf posities! Dat was gewoon 14% van de collega’s die zich verkiesbaar mochten stellen. Dit gaf een enorm gevoel van euforie omdat er nu een verkiezing zou komen. Een écht democratisch proces waardoor de leden van de toekomstige BOMP zich gesteund mochten voelen door hun collega’s.

In een korte campagneperiode presenteerden alle kandidaten zich tegelijkertijd via een individuele flyer aan de organisatie en konden ze middels eigen initiatieven stemmen werven. Hierna was het tijd om te stemmen. Door de zelf gebouwde app werden het volledig digitale verkiezingen, zo kon je zelfs vanaf je vakantieadres stemmen. Met een respons van 88% bleek het draagvlak voor de BOMP groot en het resultaat representatief. Na de verkiezingen hebben we direct de nieuwe leden van de BOMP bekend gemaakt. In een lunchsessie met bestuur en People & Culture hebben we vervolgens op informele manier kennis gemaakt met elkaar en de eerste verwachtingen uitgesproken.

Van idealisme naar realisme
Door naar de onboardingsfase! Het trainingsprogramma op maat van Sonja was helemaal aangepast op onze Mission of Mpowerment. Het zorgde voor een goede balans tussen het trainen van de BOMP leden voor hun nieuwe rol én direct verbinding zoeken met bestuur en People & Culture in gezamenlijke trainingen. Wat in dit proces continue is benadrukt, ligt in lijn met onze cultuurwaarde You Matter; ook al heb je het nog nooit gedaan, we denken dat je het kan! Dit proces van oprichting, opleiding en ontwikkeling gaan we met elkaar aan; bestuur én BOMP. Alles met een gezamenlijk belang; de vooruitgang van Mprise.

En toen moesten we het zelf gaan doen. Van papier naar de praktijk blijkt ook ‘van idealisme naar realisme’. Idealen laten zich op papier makkelijk beschrijven maar de praktijk blijkt weerbarstiger. Zoals Rome niet in één dag is gebouwd, is de BOMP ook niet direct een vlekkeloos functionerend orgaan. Cement heeft tijd nodig om uit te harden voordat je aan de volgende verdieping kan beginnen en zo is het ook met het fundament van de BOMP. Laagje voor laagje bouwen we onze nieuwe vleugel. Ons grootste obstakel? Tijd maken, geduld hebben en ons continue blijven inspannen voor het beste resultaat, ook als het druk is. Ons cement? Eerlijkheid, reflectie, respect, vertrouwen, verantwoordelijkheid en toewijding.

‘Hé, wacht eens even, zijn dat niet precies de waarden van onze cultuur?!‘